Paikka: Porvoon kaupungintalo, Keisarin kabinetti, Porvoo

Läsnä: Birgitta Aurén ja Anneli Ketonen Vaasasta, Hanna Keisala Kuortaneelta, Tuula Niiranen ja Virpi Harju Helsingistä, Eija Kareno Porvoosta, Tuula Eerola Kyyjärveltä, Marjatta Kytölä ja Inkeri Nieminen Helsingistä, Pirjo Vatanen Jyväskylästä, Tuula Luhtala Kokkolasta, Hannu Valtonen ja Tuula H. Laaksovirta Helsingistä sekä Tuula Pitkäranta Vaasasta.

1 § Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Tuula H. Laaksovirta avasi kokouksen.

2 § Kokouksen järjestäytyminen
Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Kaarina Puttonen, sihteeriksi Tuula Pitkäranta, kahdeksi (2) pöytäkirjantarkastajaksi Inkeri Nieminen ja Marjatta Kytölä sekä kahdeksi (2) ääntenlaskijaksi Tuula Niiranen ja Hannu Valtonen.

3 § Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kutsu jäsenille oli lähetetty 13.2.2003 sähköpostina. 14 jäsentä sai vuosikokouskutsun postitse, koska he eivät ole ilmoittaneet sähköpostiosoitetta.

Todettiin kokous laillisesti kokoonkutsutuksi sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltai- suus.

4 § Hallituksen toimintakertomus vuodelta 2002
Hyväksyttiin hallituksen esittämä toimintakertomus vuodelta 2002 sellaisin muutoksin, että kappaleessa näyttelyiden suunnittelu oleva avajaisnäyttelyn aika on 13.6.-31.8.2003 sekä kappaleessa tiedottaminen, sen viimeisessä lauseessa tulee olla Länsi-Suomen läänin kirjastopäivillä Nokialla jaettiin yhdistyksen taidepostikortteja.

5 § Edellisen vuoden tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto
Hyväksyttiin hallituksen esittämä tuloslaskelma 1.1.-31.12.2002 ja tase 31.12.2002. Luettiin tilintarkastajien lausunto.

6 § Ylijäämän/alijäämän käyttö
Todettiin, että vuoden 2002 tuloslaskelmassa oleva alijäämä on kirjattu tulostilille.

7 § Tilinpäätöksen vahvistaminen
Vahvistettiin vuoden 2002 tilinpäätös.

8 § Tili- ja vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja muille tilivelvollisille vuoden 2002 tileistä.
Myönnettiin tili- ja vastuuvapaus hallitukselle ja muille tilivelvollisille vuoden 2002 tileistä.

9 § Jäsenmaksun suuruus
Päätettiin vuoden 2003 jäsenmaksun suuruudeksi 8,40 euroa henkilöjäseneltä, 50 euroa yhteisöltä ja että opiskelijajäsenten ei tarvitse maksaa jäsenmaksua kuin vasta valmistuttuaan.

10 § Toimintasuunnitelma ja talousarvio vuodelle 2003
Hyväskyttiin hallituksen esittämä toimintasuunnitelma ja talousarvio vuodelle 2003.

11 § Yhdistyksen hallituksen varsinaisten ja varajäsenten valinta

11.1. Esittely
Sääntöjen 4 §:n mukaan hallitukseen kuuluu kuusi (6) varsinaista jäsentä ja kolme (3) varajäsentä. Hallituksen toimikausi on kolme (3) vuotta. Hallituksen sekä varsinaisista jäsenistä että varajäsenistä on vuosittain kolmannes erovuorossa.

Vuoden 2002 vuosikokouksessa hallituksen jäseniksi seuraavaksi kolmivuotiskaudeksi 2002-2004 valittiin yksimielisesti Birgitta Aurén ja Tuula Luhtala sekä varajäseneksi Rispa Elonheimo.

Hallituksessa erovuorossa ovat varsinaisista jäsenistä Tuula H. Laaksovirta ja Erkki Rintala. Varajäsenet eivät ole erovuoroisia. Rintala on ilmoittanut, että ei jatka enää yhdistyksen hallituksessa, aktiivijäsenenä kylläkin.

11.2. Päätös
Valittiin kaksi (2) varsinaista jäsentä vuoksiksi 2003-2005. Valittiin uudelleen Tuula H. Laaksovirta ja Rispa Elonheimo.

Koska Rispa Elonheimo oli ollut varajäsen, valittiin hänen tilalleen varajäseneksi Hilkka Karpela-Uusitalo.

12 § Kahden tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valinta
Valittiin vuoden 2003 tilintarkastajiksi aiemmin toimineet Hanna Keisala ja Eija Kareno sekä varatilintarkastajaksi Rolf Ödman.

13 § Muut esille tulevat asiat

13.1.
Puheenjohtaja kertoi 13.6.2003 pidettävästä Suomen kirjastomuseon avajaisnäyttelystä, joka pidetään Suomen kirjastopäivien yhteydessä Vaasassa. Kaikki yhdistyksen jäsenet saavat kutsun näyttelyn avajaisiin.

14 § Ilmoitusasiat

14.1.
Yhdistyksen vuosikokouksen jälkeen tutustuttiin Borgå gymnasiumin kirjastoon rehtori Folke Nybergin opastuksella. Kiitokseksi esittelystä yhdistys luovutti Nybergille Yleiset kirjastot Suomessa 200 vuotta -julkaisun, jonka kannessa on kuva asessori Olof Langensteinista. Langenstein, ent. Långström kävi Borgå gymnasiumia 1700-luvun lopulla.

15 § Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja Kaarina Puttonen päätti kokouksen kiittäen osallistujia aktiivisuudesta.

Kaarina Puttonen
puheenjohtaja

Tuula Pitkäranta
sihteeri

Pöytäkirja tarkistettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi:

Inkeri Nieminen
pöytäkirjantarkastaja

Marjatta Kytölä
pöytäkirjantarkastaja