Paikka: Porvoon kaupungintalo, Keisarin kabinetti

Läsnä: Birgitta Aurén, Anneli Ketonen, Tuula H. Laaksovirta ja Tuula Luhtala

Sihteeri: Tuula Pitkäranta

Muut: Pirjo Vatanen Mäkisen työryhmän edustaja

1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen.

2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous oli laillisesti kokoonkutsuttu ja päätösvaltainen.

3. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi
Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Hyväksyttiin 13.11.2002 pidetyn hallituksen kokouksen pöytäkirja.

5. Jäsenmerkintäasiat

5.1.
Uusiksi henkilöjäseniksi ovat hakeneet:
Marjatta Kytölä, eläkkeellä eduskunnan kirjastosta
Inkeri Nieminen, eläkkeellä eduskunnan kirjastosta, Espoo

5.2.
Uusiksi yhdistysjäseniksi ovat hakeneet:
Jyväskylän yliopiston kirjasto
Suomen kirjastoseura - Finlands biblioteksförening ry

5.3.
Hyväksyttäneen uudet jäsenet. Jäsenmäärä on 71 henkilöjäsentä ja 5 yhdistysjäsentä.

6. Avajaisnäyttelystä

6.1.
Intendentti Teija Isohauta kävi 8.1.2003 Vaasassa tutustumassa museon tiloihin ja sopimassa käytännön järjestelyistä. Näyttely muodostuu viidestä kookkaasta elementistä. Suunniteltiin, että pari elementtiä sijoitetaan tilanpuutteen johdosta ala-aulaan. Näin ne ovat myös houkuttimena tulla tutustumaan 3. kerroksessa olevaan kirjastomuseoon. Kontit saapuvat toukokuun viimeisellä viikolla 22/2003. Pystytysvaiheessa tarvitaan myös sähkömiestä. - Sovittiin, että Aurén hoitaa sähkömiesten varaamisen.

Kaivattiin näyttelyä koskevia julisteita käytäväseinille. - Isohauta lupasi toimittaa.

Esitteet ovat suomen- ja englanninkielisiä. Svenska kulturfondenilta on saatu 1.500 euroa julisteiden ja esitteiden kääntämiseksi ruotsin kielelle. Ingalill Hagmanin kanssa on sovittu käännöstöiden aloittamisesta ruotsin kielelle.

Näyttelystä on lehdistötiedote CD:llä, joka saadaan käyttöön.

Aalto-museolla on kuljetusvakuutus. Yhdistys ottaa näyttelyvakuutuksen ajalle 1.6.-31.8.2003.

Koska näyttelyssä on originaalipiirustuksia, on näyttelyssä oltava koko aukioloajan vartiointi. Päätettiin palkata museoharjoittelija koko näyttelyn ajaksi.

Keskusteltiin yleisöluennosta heti näyttelyn alkuaikoina. Aurén kysyy luennoitsijaksi Vilhelm Helanderia.

Elokuulla, kun koulut alkavat, voidaan näyttelyä esittää myös koululaisille. Teija Isohauta on lupautunut tulemaan kertomaan (kuvaamataidon)opettajille Aallon arkkitehtuuritaiteen valoista ja varjoista, joita opettajat voivat sitten selittää oppilailleen. Alustava aika on 18.8.2003 kello 16, mikä ilmoitetaan jo toukokuulla kouluvirastolle tiedoksi.

Rintala ehdotuksesta on haettu rahaa hankkeeseen myös Suomen Kulttuurirahaston Etelä-Pohjanmaan rahastolta. Hakuaika oli 15.1.-15.2.2003. Apurahojen jakotilaisuus huhtikuulla.

6.2.
Keskusteltiin avajaisten kutsuvieraista. Sovittiin, että jokainen hallituksen jäsen miettii, keitä kutsutaan ja ilmoittaa listansa sihteerille, joka tekee niistä yhteenvedon.

Sovititin tarjoilusta ja ohjelmasta, joka on enintään 20 minuutin mittainen sekä lehdistötilaisuudesta.

Tohtori Pentti Arajärvi ja intendentti Teija Isohauta ovat vahvistaneet tulonsa.

Itseoikeutettuina kutsutaan Boråsin kirjastomuseon edustaja ja kaikki yhdistyksen jäsenet. Matka- ja majoituskuluja ei korvata.

Suomen kirjastopäivien osallistujat voivat osallistua näyttelyyn avajaisten jälkeen perjantai-iltana ja lauantaina.

7. Vuosikokous Porvoossa

Vuosikokous pidetään Porvoon kaupungintalolla Keisarin kabinetissa 28.3.2003. Sen jälkeen tutustutaan Borgå Gymnasiumin kirjastoon rehtori Folke Nybergin opastuksella.

Vuosikokouskutsu on lähetetty jäsenille 13.2.2003 sähköpostina. 14 jäsentä sai vuosikokouskutsun postitse, koska he eivät ole ilmoittaneet sähköpostiosoitetta.

8. Vuosikokousasioita

8.1. Vuoden 2002 tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto
Hyväksyttiin vuoden 2002 tilinpäätös.

Tilintarkastajat Hanna Keisala ja Eija Kareno ovat tarkastaneet tilit ja antaneet lausunnon tileistä.

Päätettiin esittää vuosikokoukselle tilintarkastajien lausunto vuoden 2002 tileistä.

8.2. Hallituksen toimintakertomus vuodelta 2002
Päätettiin esittää vuoden 2002 toimintakertomus vuosikokouksen vahvistettavaksi.

8.3. Jäsenmaksun suuruus vuonna 2003
Vuonna 2002 jäsenmaksun suuruudeksi päätettiin 8,40 euroa henkilöjäseneltä, 50 euroa yhteisöltä ja että opiskelijajäsenten ei tarvitse maksaa jäsenmaksua kuin vasta valmistuttuaan.

Päätettiin esittää, että vuoden 2002 jäsenmaksun suuruuteen ei tehdä muutoksia.

8.4. Vuoden 2003 toimintasuunnitelma
Päätettiin esittää vuoden 2003 toimintasuunnitelma vuosikokouksen vahvistettavaksi.

8.5. Tulo- ja menoarvioesitys vuodelle 2003
Päätettiin esittää vuoden 2003 tulo- ja menoarvioesitys vuosikokouksen vahvistettavaksi.

8.6. Vuosikokouksen esityslista
Hyväksyttiin vuosikokouksen 2003 esityslista.

9. VTT:n käytöstä poistettuja laitteita
Kirjastomuseolle tarjotaan VTT Tietopalvelun vanhoja laitteita. Puheenjohtaja on ilmoittanut, mitkä laitteet otetaan museoon. Niitä ovat:
Nokia CDU 240 Videotex -pääte ja Minitel-pääte
Philips VP 835 -kuvalevysoitin ja Sony-monitori sekä
Philips CM100 CD-ROM -lukulaite.

Laitteet tuodaan kirjastomuseoon vasta avajaisnäyttelyn päätyttyä.

10. Esite kirjastomuseosta
Päätettiin tehdä näyttelyn avajaisiin esite kirjastomuseon pysyvistä ja vaihtuvista näyttelyistä sekä kirjastomuseon suunnitteluvaiheista. Esitettä jaetaan koko kesän Alvar Aalto -näyttelyyn saapuville ja sitä voidaan lähettää Suomen kirjastopäiviin saapuville. Heille voidaan lähettää myös tietoa Aalto -näyttelystä.

11. Muut asiat

11.1. Kirjastokortit
Sihteeri kertoi, että maaliskuun Kotiliedessä oli kaksi kuvaa kirjastokorteista ja kysyttiin, että ovatkohan ne Suomen kauneimmat kirjastokortit. Kuvissa oli Pihtiputaan kirjaston kortti, jossa on Anna-Liisa Hakkaraisen kuvitus ja Hämeenlinnan seudun kirjastojen kortin kaunis asetelma.

Keskustelttiin kirjastokorttien keräämisestä niiden liittämiseksi joko kirjastomuseon pysyviin näyttelyihin tai että niistä tehtäisiin jokin ns. vaihtuva näyttely. Päätettiin jatkaa suunnittelua seuraavassa kokouksessa.

12. Ilmoitusasiat

12.1.
Merkitään, että Museoviraston kokoelmatietoihin voi tutustua osoitteessa http://www.nba.fi sekä suorasta osoitteesta http://kokoelmaselain.nba.fi

12.2.
Merkittiin, että yhdistys on hakenut avustuksia
- Pohjanmaan liiton kulttuurilautakunnalta 800 euroa A. Aalto näyttelyn esitelmä- tilaisuuksien järjestämiseksi. Päätös, ei saatu.
- Suomen Kulttuurirahaston Etelä-Pohjanmaan rahastolta 8.000 euroa näyttelyn järjestämiseksi. Ratkaisu tulee huhtikuulla.
- Svenska kulturfondenilta 2 kpl 1.500 euron määräisiä apurahoja esitteiden kääntämiseksi ruotsin kielelle ja kirjastomuseon informaatiomateriaalin käännös- töihin. Päätös, saatiin 2 x 1.500 euroa.
- Suomen kirjastoseuran Tutkimus- ja palkintorahaston tutkimusapurahaa 850 euroa.
- Pohjanmaan taidetoimikunnalta, jolta saatiin 2.000 euroa.

12.3.
Merkitään tiedoksi, että Kokkolan, Seinäjoen ja Vaasan kaupunginkirjasto- maakuntakirjastot ovat 10.1.2003 avanneet Porstua verkkopalvelun sivut www.porstuakirjastot.fi.

Porstuakirjasto on näiden kirjastojen yhteishanke, jonka tarkoituksena on edistää maakunnallista sekä kulttuurin ja sisällöntuotannon verkostoitumista ja lisätä eri alueiden välistä vuorovaikutusta. Vaasan yliopiston kirjasto on ollut projektissa yhteistyökumppanina. Hanke on toteutettu opetusministeriön rahoituksen avulla.

12.4.
Merkitään tiedoksi viime syksyltä väitöskirja:

Salomonin talo [Elektroninen aineisto] : museon idea renessanssiajattelun valossa / Anne Aurasmaa. - Helsinki : University of Helsinki, 2002 (Yliopistopaino). - Diss. : Helsingin yliopisto. - ISBN 952-91-4968-9.
Löytyy osoitteesta: http://ethesis.helsinki.fi/julkaisut/hum/taite/vk/aurasmaa/

12.5.
Merkitään tiedoksi, että
- Pohjalainen kirjoitti 17.2.2003 pienen artikkelin koskien avajaisnäyttelyämme ja 27.2.2003 artikkelin koskien Suomen kirjastopäiviä ensi kesänä,
- Pohjalaisen artikkeli 4.2.2003, jonka nimi on Nurmon työväen kirjasto pelastettiin talon vintiltä sekä
- John Vikströmin esitelmä Vapaus ja vastuu - Anders Chydeniuksen filosofia tässä ajassa. Esitelmä oli Keskipohjanmaa -lehdessä 2.3.2003.

13.
Puheenjohtaja päätti kokouksen. Seuraavan kokouksen ajankohdasta päätettiin sopia myöhemmin.

Tuula H. Laaksovirta
puheenjohtaja

Tuula Pitkäranta
sihteeri