Paikka: Suomen kirjastomuseo, Vaasa

Läsnä: Birgitta Aurén, Rispa Elonheimo, Risto Känsälä, Tuula H. Laaksovirta ja Tuula Luhtala

Sihteeri: Tuula Pitkäranta

Muut: Hallituksen entinen jäsen Tor Wik kohtaan 3 saakka.

1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen toivottaen hallituksen uuden jäsenen Risto Känsälän tervetulleeksi hallitustyöskentelyyn.

2. Yhdistyksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta

2.1. Esittely
Vuonna 2003 oli yhdistyksen puheenjohtajana Eduskunnan kirjaston johtaja Tuula H. Laaksovirta ja varapuheenjohtajana Vaasan kaupunginkirjasto- maakuntakirjaston kirjastotoimen johtaja Birgitta Aurén.

2.2. Päätös
Valittiin Tuula H. Laaksovirta edelleen yhdistyksen puheenjohtajaksi. Varapuheenjohtajan valinta jätettiin seuraavaan kokoukseen.

3. Yhdistyksen sihteeri

3.1. Esittely
Vuonna 2003 oli yhdistyksen sihteerinä Vaasan hovioikeuden kirjastoa hoitava notaari Tuula Pitkäranta saaden työstä 168,19 euron kuukausipalkkiota.

Sihteerin töihin on kuulunut mm. kokousten esityslistojen ja pöytäkirjojen laatiminen, tiedotteiden tekeminen, jäsenrekisterin ylläpito, avustusten määräaikojen seuraaminen, hakeminen ja niiden käytön raportointi avustavalle taholle, näyttelykesänä työntekijän palkkaaminen ja työhön opastaminen, avajaisnäyttelyyn liittyvät monet toimet sekä rahastonhoitajan työt kirjanpitoineen.

3.2. Päätösehdotus
Koska yhdistyksen rahatilanne on tällä hetkellä melko heikko, luovuttaneen sihteerin palkkion maksamisesta.

Samalla jaettaneen sihteerin töitä hallituksen jäsenille siten, että sihteeri huolehtii pöytäkirjoista, tiedotteista, jäsenrekisteristä, jäsenpostista ja yhdistyksen arkistosta. Yksi hallituksen jäsen ottaisi huolehdittavakseen avustusten seuraamisen, hakemisen ja raportoinnin.

Toinen hallituksen jäsen vastaisi mahdollisen työntekijän työhön opastamisesta.

Kolmas hallituksen jäsen huolehtisi työntekijän palkkaukseen liittyvistä toimista sekä rahastonhoitajan töistä kirjanpitoineen.

Valittaneen yhdistykselle henkilöt, joiden vastuualueena ovat sihteerin työt, avustuksista huolehtiminen, työntekijöistä vastaaminen ja rahastonhoitajan työt, esineistön kerääminen ym.

3.3. Päätös
Valittiin Tuula Pitkäranta edelleen yhdistyksen sihteeriksi ilman palkkiota.

Jaettiin sihteerin töitä siten, että Anneli Ketonen ottaa vastattavakseen avustusten seuraamisen, hakemisen ja raportoinnin. Kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto ottaa vastuulleen mahdollisen työntekijän palkkaamiseen liittyvät toimet sekä työhönopastamisen.

Sihteeri huolehtii pöytäkirjoista, jäsenrekisteristä, tiedottamisesta sekä vastaa edelleen rahastonhoitajan töistä kirjanpitoineen.

Muut työt päätettiin kartoittaa ja miettiä seuraavassa kokouksessa niiden mahdollista delegointia hallituksen jäsenille tai hallituksen ulkopuolisille jäsenille.

4. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.

5. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi
Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

6. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Hyväksyttiin 27.3.2004 pidetyn hallituksen kokouksen pöytäkirja.

7. Jäsenmerkintäasiat

7.1. Uusiksi henkilöjäseniksi ovat hakeneet:
Ritva Hyttinen, informaatikko Turun hovioikeus, Turku
Risto Känsälä, kehittämispäällikkö, HTL, Vaasan kaupunki, Vaasa
Tuulia Salovaara, opiskelija, Vaasa

7.2.
Hyväksyttiin uudet jäsenet. Jäsenmäärä on 80 henkilöjäsentä ja 7 yhdistysjäsentä.

8. Työväenkirjasto -näyttely

8.1.
Tuire Valomaa on lähestynyt yhdistystä työväenkirjasto -aiheisella näyttelyllä. Valomaa kutsuu kirjastomuseoyhdistyksen edustajan elokuulla pidettävään suunnittelupalaveriin.

8.2.
Päätettiin, että puheenjohtaja osallistuu suunnittelupalaveriin.

9. Finnquide Oy -portaalin tarjous

9.1.
Finnquide Oy on Espoossa sijaitseva media-alan yritys, joka julkaisee toukokuussa 2004 uuden englanninkielisen www-portaalin. Se tarjoaa tietoa Suomessa asuville, työskenteleville ja opiskeleville sekä Suomessa lomaileville. Sightseeing-osioon kootaan nähtävyyksiä Suomessa. Yhtiö kutsuu kirjastomuseoyhdistyksen liittymään sivustolle. Palvelu on maksuton liittyjille ja käyttäjille.

9.2.
Päätettiin kiittää tarjouksesta ja liitytään portaaliin, kun kirjastomuseon pysyvät näyttelyt ovat valmiit ja kun yhdistyksellä on myös englanninkieliset kotisivut.

10. Työharjoittelija

10.1. Esittely
Vaasan ammatillisen aikuiskoulutuskeskuksen opettaja Kimmo Kangas tiedusteli, onko Suomen kirjastomuseolla tarjottavana työharjoittelupaikkoja. Heillä olisi ollut työharjoittelupaikasta kiinnostunut henkilö. Hallituksen piirissä keskusteltiin, mitä töitä voisi 2 kk:n työharjoittelijalle antaa ja hyviä vinkkejä tuli. Kyseinen henkilö sai kuitenkin "ihan oikean työpaikan". Kangas kysyi, voisiko hän myöhemmin palata samoissa merkeissä, koska he tarvitsevat jatkuvasti työharjoittelupaikkoja.

Ilkka Mäkinen ehdotti, että työharjoittelija voisi luetteloida, tutkia ja siistiä kirjastomuseon tiloissa olevia esineitä. Hän voisi mittailla tiloja ja esim. arvioida, miten Vaasan kirjastossa olevia museoon harkittuja kirjakokoelmia voisi kirjasto- museon tiloihin sijoittaa.

Pirjo Vatanen piti tärkeänä jonkinlaista inventaariota. Nyt paikalla oleva ja mahdolli- sesti tiedossa oleva aineisto pitäisi järjestää käsikirjoituksen mukaan eri huoneisiin (paperilla) ja sitten myös fyysisesti. Saisimme näin selville, onko aineistoa eri aiheista niille aiottuihin tiloihin rititävästi tai liikaa, eli pitääkö käsikirjoitusta muokata. Sen jälkeen voisi kokeilla esineiden sijoittelua ja alkaa työstää tekstejäkin edelleen harjoittelijan kykyjen varassa.

Rispa Elonheimo toivoi, että perusnäyttelyn joitain osia saataisiin alkuun työntekijän avulla.

Sihteerin mieliin tuli Pohjanmaan museon pohjakerroksessa ovat Vaasan lyseon kirjat. Niitäkin on luvattu kirjastomuseoon. Ne olisi hyvä tuoda kirjastomuseoon ja aloittaa luettelointi ja valikoiminen.

10.2. Päätös
Todettiin mielihyvällä tarjottu mahdollisuus ja mikäli jatkossa löytyy sopiva henkilö, hänet ollaan valmiit ottamaan harjoittelijaksi.

11. Muut asiat

11.1. Uusi sopimus hosting -palveluista kotisivujen ylläpitoon
Yhdistyksellä on ollut Saunalahden kanssa Windows-webhotelli - Pro -sopimus. Sen vuosimaksu oli 732 euroa. Anneli Ketonen on neuvotellut Saunalahden kanssa uudet ehdot Hosting -palveluista. Entisessä webhotellissa meillä on ollut käytettävissä resursseja, joita emme tarvitse. Uusi sopimus alkoi 1.4.2004 ja etukäteen maksetut maksut hyvitetään seuraavassa laskussa vuoden lopulla. Säästöä yhdistykselle koituu 200 euron verran vuodessa.

11.2.
Päätettiin suunnitella Ilkka Mäkisen ehdottamaa kirjastomuseon työleiriä kesäksi 2005.

11.3.
Päätettiin ilmoittaa kirjastolehdissä, että yhdistys ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja. Selvitetään kuitenkin ensin, ettei siihen ole laillisia esteitä.

12. Ilmoitusasiat

12.1.
Merkitään, että yhdistys on anonut 5.000 euron erityisavustusta opetusministeriöltä digitaalisen sisältötuotannon kehittämiseen.

12.2.
Merkitään, että yhdistys ei saanut Museovirastolta anomaansa 10.000 euron valtionavustusta vuoden 2004 toimintaan.

12.3.
Merkitään tiedoksi ja artikkelikokoelmaan Kirjastolehden 1963 artikkeli Kirjastoaloitteet yksikamarisessa eduskunnassa. Artikkeli on saatu eduskunnan kirjastosta sähköpostina ja toimitettu hallituksen jäsenille.

12.4.
Merkitään tiedoksi ja artikkelikokoelmaan toimittaja Kauko Mäntylän artikkeli Salon Seudun Sanomissa 19.5.2004. Artikkelin nimi on Salon suuri kulttuuritapahtuma.

12.5.
Merkitään, että Teuvan kunnankirjaston Riipin sivukirjasto on lahjoittanut puisen kortistolaatikon.

12.6.
Merkitään, että Anneli Ketonen on lahjoittanut yhdistykselle videon ohjelmasta Kaikkien aikojen aarteet : Lainakirjasto.

12.7.
Muistettiin Tor Wikiä kiitossanoin ja kukkasin yhdistyksen hyväksi tehdystä 10 vuoden työrupeamasta.

13.
Puheenjohtaja päätti kokouksen.

Tuula H. Laaksovirta
puheenjohtaja

Tuula Pitkäranta
sihteeri